W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej płatnik składek tworzy wiele dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi. W razie sporów między ZUS a płatnikiem, posiadane przez płatnika kopie dokumentów stanowią dowód w ewentualnym postępowaniu. Dlatego też płatnik składek ma obowiązek przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych.
Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2007 Nr 137 poz. 74 z późn. zm.) w skrócie ustawa o s.u.s., okresy przechowywania dokumentów są zróżnicowane w zależności od kategorii do której należy dany dokument. Dokumenty przekazywane do ZUS można podzielić na:
1. dokumenty zgłoszeniowe,
2. dokumenty rozliczeniowe,
3. dokumenty płatnicze.
1. Dokumenty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych
Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych zależy od tego czy zostały one przesłane do ZUS w formie papierowej czy w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy o sus. w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat. Ustawa nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów, które składane były w formie papierowej.
Pomimo braku ustawowego obowiązku przechowywania dokumentów zgłoszeniowych składanych w formie papierowej płatnik składek powinien jednak je przechowywać wraz z dowodami nadania również przez okres co najmniej 5 lat.
2. Dokumenty rozliczeniowe
Od 1 stycznia 2012 r. zmianie uległ termin przechowywania dokumentów rozliczeniowych. Obecnie wynosi on 5 lat. Zgodnie ze znowelizowanym art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.09.205.1585 z późn. zm.) kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Niezależnie zatem od formy w jakiej dokumenty zostały przekazane do ZUS płatnik powinien je przechowywać przez okres 5 lat od daty ich przekazania. Z punktu widzenia interesów płatnika taka regulacja określająca termin przechowywania dokumentów w prowadza w błąd. Płatnik składek powinien dla własnego bezpieczeństwa, mimo braku takiego obowiązku przechowywać dokumenty rozliczeniowe do czasu przedawnienia zobowiązań z nich wynikających. Termin przedawnienia zobowiązań z tytułu składek, choć ustawowo określony został na 5 lat, to jednak faktycznie może być na skutek przerwania, czy zawieszenia znacznie wydłużony. I to właśnie do upływu tego okres płatnik powinien przechowywać dokumenty rozliczeniowe. Tak też termin ten winien być określony w ustawie. Jako przykład można podać uregulowania zawarte w ustawie ordynacja podatkowa. Tam podatnik obowiązany jest przechowywać dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 uop)
3. Bankowy dokument płatniczy
Przepisy ustawy o s.u.s. nie wskazują przez jaki okres czasu płatnik składek zobowiązany jest do przechowywania bankowego zlecenia płatniczego. Przepisy takie można znaleźć natomiast w innych aktach prawnych.
Bankowe dokumenty płatnicze, za pomocą których płatnik składek opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych i Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, przechowywane są przez banki przez okres 5 lat. Okres pięcioletni obliczany jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczyła dana wpłata. Obowiązek taki nakłada na banki § 49 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (Dz. U. Nr 191, poz. 1279 z późn. zm.), wydanego na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, póz. 591 z późn. zm.), który odsyła do art. 74 . 74 ust. 2 pkt. 8 ustawy o rachunkowości, który nakazuje przechowywanie tych dokumentów przez okres 5 lat.
W tym miejscu należy także powtórzyć uwagi jakie poczynione zostały w odniesieniu do dokumentów rozliczeniowych. Również dokumenty płatnicze, a może zwłaszcza, powinny być przechowywane nie przez okres 5 lat lecz do czasu upływu terminu przedawnienia, który może być znacznie dłuższy niż 5 lat.
Jednakże osoby opłacające składki na własne ubezpieczenie powinny przechowywać dokumenty płatnicze oraz rozliczeniowe przez okres znacznie dłuższy. Wynika to z art. 125a ust. 5 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 39, póz. 353, z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem organ rentowy może żądać od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne przedłożenia dowodów potwierdzających opłacenie tych składek oraz dokumentów stanowiących podstawę do ich naliczenia. Dotyczy to dokumentacji za okres po dniu 31.12.1998 r. Żądanie organu rentowego nie jest ograniczone żadnym terminem.
Ponadto należy pamiętać, że zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
